79. Manejar los interesados

La gestión de interesados funcionales implica identificar a todas las partes interesadas que pueden ser afectadas por el proyecto o tener un interés en él.

Esto puede incluir clientes, proveedores, empleados, socios comerciales, reguladores, accionistas y muchos, muchos otros Es muy fácil olvidar a un stakeholder.

Por otro lado, un mapa de análisis de los interesados funcionales es una manera de incrementar el éxito

• Comunicación Es esencial establecer una comunicación clara y efectiva con los interesados funcionales. Esto puede implicar la creación de un plan de comunicación detallado, y sistemáticoLa gestión de interesados funcionales implica identificar a todas las partes interesadas que pueden ser afectadas por el proyecto o tener un interés en él. Esto puede incluir clientes, proveedores, empleados, socios comerciales, reguladores, accionistas y muchos, muchos otros. Es muy fácil olvidar a un stakeholder. Por otro lado, un mapa de análisis de los interesados funcionales es una manera de incrementar el éxito

• Gestión de expectativa. Es esencial también la gestión de las expectativas de las partes interesadas. Esto puede incluir la identificación de sus necesidades y expectativas, así como la gestión de sus preocupaciones para evitar malas sopresas

Le quiero presentar un amigo mio: el interesado egocentrico

El stakeholder egocéntrico es aquel que está principalmente preocupado por sus propios intereses y necesidades, en lugar de considerar los objetivos generales de la organización o del proyecto en cuestión. Su enfoque se centra en obtener beneficios personales y maximizar sus propias ganancias, sin tener en cuenta el impacto que pueda tener en otros interesados funcionales o en el éxito general del proyecto.

Este tipo de stakeholder tiende a mostrar poco respeto por las reglas y normas establecidas. Puede sentir que las reglas no se aplican a ellos o que están por encima de ellas, lo que puede generar conflictos y desafíos en la gestión del proyecto. La falta de cumplimiento de las reglas puede afectar negativamente a la organización en su conjunto y a otros interesados funcionales, causando una desalineación en los esfuerzos y dificultando el logro de los objetivos establecidos. Además, el stakeholder egocéntrico tiende a mostrar poca disposición para colaborar con otros.

Su falta de voluntad para trabajar en equipo o cooperar con otros interesados funcionales puede dificultar la comunicación, la coordinación y la toma de decisiones efectivas. Esto puede resultar en obstáculos y retrasos en el progreso del proyecto, ya que la colaboración y el trabajo conjunto son fundamentales para alcanzar los objetivos de manera eficiente.

La presencia de un stakeholder egocéntrico puede ser desafiante para el equipo de gestión del proyecto, ya que requiere un enfoque especial para abordar sus intereses y necesidades de manera equitativa y en línea con los objetivos generales.

Es importante establecer una comunicación clara y transparente con este stakeholder, buscando puntos de convergencia y tratando de alinear sus intereses con los objetivos del proyecto en la medida de lo posible.

Hace muchos años, mientras trabajaba en una empresa, fui responsable de un proyecto de analíticos que se llevó a cabo utilizando la metodología en cascada. Durante siete meses, el equipo trabajó intensamente para desarrollar el producto. Finalmente, estábamos a punto de lanzarlo, estábamos seguros de que teníamos un prototipo sólido y habíamos realizado rigurosas pruebas de control de calidad.

La retroalimentación que recibimos de los ejecutivos y los primeros clientes fue extremadamente positiva. Estábamos emocionados y satisfechos con el resultado, estábamos seguros de que estábamos ofreciendo un producto de calidad que cumplía con las necesidades de los usuarios.

Todo parecía ir según lo planeado y estábamos listos para el lanzamiento oficial. Sin embargo, justo una semana antes del lanzamiento, recibimos un correo electrónico de un gerente de producto de otra empresa que había sido adquirida por nuestra organización. Este gerente de producto estaba visiblemente enojado y demandaba que se detuviera el proyecto y se cancelara el producto.

Lo sorprendente era que su producto era una solución similar, pero un trimestre más antigua y menos competitiva en comparación con lo que estábamos a punto de lanzar. La petición de este gerente de producto fue un golpe inesperado para todo el equipo. Nos encontrábamos en una situación difícil, ya que teníamos un producto superior que los clientes estaban esperando y que había recibido una excelente retroalimentación.

Sin embargo, debíamos considerar las implicaciones de esta solicitud y evaluar las consecuencias. Después de un análisis exhaustivo y consultas con los interesados, decidimos parar el proyecto y cancelar el producto. Aunque teníamos un producto mejor y los clientes estaban entusiasmados con él, la realidad era que no habíamos realizado nuestra tarea correctamente. No habíamos contactado a este gerente de producto antes de avanzar con el proyecto, y eso fue un error por nuestra parte.

Aunque podríamos haber continuado con el proyecto y haber justificado nuestra posición basándonos en la calidad y superioridad del producto, entendimos que no podíamos pasar por alto el hecho de que no habíamos cumplido con una de nuestras responsabilidades clave: involucrar a todos los interesados relevantes en el proceso de toma de decisiones. Aunque fue una decisión difícil y dolorosa, aprendimos una valiosa lección sobre la importancia de la comunicación y la participación de los interesados en el desarrollo de productos.

A partir de ese momento, nos comprometimos a mejorar nuestros procesos y garantizar una comunicación efectiva con todas las partes interesadas. En resumen, aunque teníamos un producto superior y los clientes estaban ansiosos por recibirlo, decidimos parar el proyecto y cancelar el producto debido a la falta de comunicación y participación de un interesado relevante. Fue una lección importante sobre la importancia de involucrar a todos los interesados desde el principio y cumplir con nuestras responsabilidades profesionales. la situación que describí anteriormente puede parecer similar a la trama de la película "Terminator", donde el robot aparentemente muere en una explosión pero luego regresa de entre los muertos

Una situación frecuente y desafortunada para un gerente de producto es encontrarse en una reunión de lanzamiento emocionante, solo para ser sorprendido por la presencia de un interesado que emerge de la nada y expresa su desacuerdo o desconocimiento sobre el proyecto.

Esta experiencia puede resultar frustrante y desalentadora, ya que puede poner en peligro el trabajo y los esfuerzos realizados hasta el momento.

Es comprensible que esta situación sea difícil de manejar, ya que implica lidiar con una discrepancia entre las expectativas de los interesados y la realidad del proyecto. El hecho de que un interesado clave no haya sido consultado o se haya sentido excluido puede generar tensiones y obstáculos en el proceso de desarrollo del producto. Sin embargo, a pesar de lo desagradable que pueda ser, esta situación también puede ser una oportunidad para aprender y mejorar.

Como gerentes de producto, es nuestro deber asegurarnos de que todas las partes interesadas relevantes sean identificadas y consideradas en el proceso de desarrollo del producto. Esto implica realizar una doble, triple y cuádruple verificación de nuestra lista de interesados y asegurarnos de que todos estén debidamente involucrados.

La construcción de un sentido de "buy-in" o compromiso por parte de los interesados es esencial para evitar sorpresas desagradables en etapas posteriores del proyecto. Esto implica comunicarse de manera efectiva con los interesados desde el principio, compartir información relevante y buscar su participación activa en la toma de decisiones.

Al involucrar a los interesados de manera proactiva, podemos mitigar los riesgos de que aparezcan desacuerdos o resistencia inesperados más adelante. Es importante reconocer que, aunque esta situación puede ser dolorosa y estresante, es parte de la realidad del trabajo de un gerente de producto. En un entorno empresarial complejo y en constante evolución, es prácticamente imposible prever todas las posibles objeciones o preocupaciones de los interesados. Sin embargo, podemos aprender de estas experiencias y fortalecer nuestros procesos de gestión de interesados para minimizar el impacto negativo.

En conclusión, es lamentable y frustrante encontrarse en una reunión de lanzamiento y ser confrontado por un interesado que no estaba de acuerdo o no fue consultado previamente. Sin embargo, esta es una realidad que los gerentes de producto pueden enfrentar en su trabajo.

La lección clave es aprender de estas situaciones, fortalecer nuestros procesos de gestión de interesados y buscar construir un compromiso sólido con todas las partes involucradas. Al hacerlo, podemos mitigar los riesgos y mejorar la colaboración en el desarrollo de productos.

La IA puede desempeñar un papel crucial en la gestión de interesados de un proyecto al proporcionar herramientas y técnicas avanzadas que ayudan a comprender, analizar y abordar las necesidades y expectativas de los diferentes interesados funcionales.

A continuación, se presentan algunas formas en las que la IA puede contribuir a esta área:

1. Análisis de datos: La IA puede procesar grandes volúmenes de datos de los interesados funcionales, como registros de interacciones, comentarios en redes sociales, encuestas y otras fuentes de retroalimentación. Al aplicar técnicas de procesamiento del lenguaje natural y análisis de sentimientos, la IA puede identificar patrones y tendencias en las opiniones y actitudes de los interesados, lo que brinda una visión más profunda de sus necesidades y preferencias.

2. Segmentación de interesados: La IA puede utilizar algoritmos de aprendizaje automático para agrupar a los interesados en segmentos basados en características comunes, como sus roles, intereses, nivel de influencia y nivel de compromiso. Esto ayuda a comprender mejor a cada grupo y a personalizar las estrategias de comunicación y participación de acuerdo con sus características específicas.

3. Recomendaciones personalizadas: Al utilizar técnicas de IA, es posible generar recomendaciones personalizadas para cada stakeholder en función de su perfil y preferencias. Esto puede incluir sugerencias de contenido relevante, eventos o actividades específicas que se adapten a sus necesidades e intereses, lo que aumenta la satisfacción y la participación de los interesados.

4. Comunicación y participación automatizadas: La IA puede ayudar a automatizar la comunicación con los interesados a través de chatbots o sistemas de respuesta automática. Estos sistemas pueden proporcionar respuestas rápidas a consultas comunes, mantener a los interesados informados sobre actualizaciones importantes y dirigirlos a recursos relevantes. Esto mejora la eficiencia de la comunicación y asegura una respuesta oportuna a las necesidades de los interesados.

5. Predicción y gestión de conflictos: La IA puede analizar datos históricos y actuales para identificar posibles fuentes de conflicto entre los interesados funcionales y predecir escenarios de conflicto potenciales. Esto permite tomar medidas proactivas para prevenir o mitigar los conflictos, así como para diseñar estrategias de gestión adecuadas.

6. Identificación y comprensión de las necesidades: Los interesados son aquellos individuos o grupos que tienen un interés directo o indirecto en el proyecto. Al gestionarlos de manera efectiva, es posible identificar y comprender sus necesidades, expectativas y requisitos. Esto ayuda a alinear el proyecto con los objetivos de los interesados y asegura que se aborden sus preocupaciones y requisitos de manera adecuada.

7. Compromiso y apoyo: Al gestionar adecuadamente a los interesados, se puede obtener su compromiso y apoyo al proyecto. Los interesados tienen influencia y poder, y su respaldo es esencial para el éxito del proyecto.

8. Al mantener una comunicación clara, establecer relaciones sólidas y gestionar sus expectativas, se puede obtener su apoyo y colaboración, lo que aumenta las posibilidades de éxito.

9. Gestión de conflictos: En un proyecto, es común que surjan conflictos entre los interesados debido a diferentes objetivos, prioridades o puntos de vista. La gestión adecuada de los interesados implica la identificación y resolución de conflictos de manera oportuna y efectiva. Esto ayuda a mantener la armonía en el proyecto, evita retrasos o problemas adicionales y fomenta un ambiente de trabajo colaborativo.

10. Toma de decisiones informada: Los interesados a menudo tienen información valiosa y perspectivas únicas que pueden influir en la toma de decisiones del proyecto. Al involucrar a los interesados en el proceso de toma de decisiones, se puede acceder a su experiencia y conocimientos, lo que conduce a decisiones más informadas y bien fundamentadas. Esto aumenta la probabilidad de tomar decisiones acertadas y minimiza los riesgos potenciales.

11. Gestión de cambios: Durante el desarrollo del proyecto, pueden surgir cambios en los requisitos, plazos, recursos u otros aspectos. La gestión de los interesados ayuda a manejar y gestionar estos cambios de manera efectiva. Al comunicar y negociar con los interesados, se pueden evaluar y gestionar los impactos de los cambios, minimizando así las interrupciones y asegurando que el proyecto siga siendo viable y cumpla con las expectativas.